Aperçu
Une multinationale gère en moyenne des dizaines de milliers de contrats. Ces derniers manquent souvent d’uniformité, et sont par conséquent difficiles à organiser, à gérer et à mettre à jour de façon efficace.
Pour améliorer leur visibilité sur leur large population contractuelle, certaines organisations se sont dotées d’un programme de gestion des contrats. Elles peuvent ainsi localiser et analyser les documents clés et les principales dispositions de cet univers contractuel, notamment en ce qui concerne leurs obligations et celles des parties avec lesquelles elles ont contracté.
Les entreprises sont ainsi mieux équipées pour, d’une part, faciliter l’application de leurs contrats et renégocier leurs clauses si nécessaire ainsi qu’identifier les enjeux comptables et financiers, et, d’autre part, répondre aux exigences légales et se mettre en conformité avec la réglementation en vigueur (par exemple : Sapin 2, RGDP, etc.).
Cette démarche permet notamment de répondre intelligemment à des situations où un grand nombre de contrats doit être traité — souvent dans un délai très court et tout en assurant la continuité de service.
Elle s’inscrit également dans la transformation digitale des directions achats, conformité et juridiques.
De nouvelles solutions aident les organisations à donner un sens à de vastes quantités de données contractuelles non structurées en fournissant un niveau de compréhension et d’analyse sans précédent.
Nos solutions
Deloitte vous accompagne en élaborant un programme dynamique de gestion du cycle de vie des contrats visant à soutenir et à sécuriser les intérêts commerciaux de votre organisation.
Notre approche repose notamment sur les technologies de pointe capables de trier automatiquement vos contrats, de les résumer et d’en extraire les clauses clés, selon un protocole adaptable à vos objectifs et votre activité.
Cette approche, que nous construisons à vos côtés, peut inclure les phases suivantes :
Configuration du projet
- Fixer les objectifs du programme tout en restant aligné à la politique de l’entreprise et à ses dispositifs existants au travers de discussions avec les fonctions concernées : juridique, conformité, achats, RH, etc.
- Définir les niveaux de risque et la segmentation des contrats dans l’ensemble de la population
- Mettre en place un mécanisme de suivi et de reporting
Localisation de contrats
- Établir une stratégie efficace d’identification des contrats existants et mettre en place un système de dépôt de documents
- Développer une approche afin d’identifier les contrats manquants
Traitement des contrats
- Concevoir et affiner des modèles analytiques et définir des seuils pour l’établissement de clauses spécifiques aux contrats à forte valeur. Appliquer ces modèles au texte extrait des contrats et renseigner une base de données dynamique
- Identifier la langue d’un contrat et son droit applicable. Indexer les contrats téléchargés dans le système de dépôt de documents
- Rechercher les risques financiers et termes commerciaux requis tels que les droits de cession, dépenses engagées, pénalités de résiliation, etc.
Revue des contrats
- Définir des règles automatiques pour trier les contrats (versions successives, parties contractantes, doublons, contrats échus ou proches de l’échéance, etc.)
- Adapter les équipes de revue en fonction de la langue, du droit applicable, de l’importance et/ou de la nature des contrats
- Présenter nos analyses et examiner les différents segments de contrats avec les membres de votre organisation participant au projet
Stabilisation de l’infrastructure
- Examiner les technologies, processus et politiques existantes afin d’établir des seuils et normes de gestion des contrats
- Identifier les exigences en matière de risque et réglementation afin de déterminer les mesures à prendre dans le cadre de la gestion des contrats
- Définir les leviers d’optimisation à l’appui de technologies et solutions innovantes (robotique, intelligence artificielle)
Nos domaines d’intervention
Deloitte accompagne et assiste ses clients dans la gestion de leurs risques par une meilleure maîtrise du cycle de vie de leurs contrats. Notre expertise s’appuie notamment sur l’analyse et la valorisation des données structurées et non structurées, par la mise en oeuvre de différentes techniques et méthodes de data analytics et de machine learning, intelligence artificielle et visualisation de données – et la refonte des processus. Certains des domaines dans lesquels Deloitte intervient régulièrement comprennent :
Notre expérience
Pour une banque d’importance mondiale
Un leader international des services financiers a contacté Deloitte pour l’assister dans l’identification et la résolution de risques potentiels de conformité liés à ses relations contractuelles avec plusieurs fournisseurs de services.
Notre équipe a assisté à la révision des contrats afin d’évaluer la suffisance des clauses protectrices telles que les clauses d’indemnité, d’assurance, d’informations confidentielles et de propriété intellectuelle. De plus, notre équipe a vérifié que ces contrats soient conformes à la réglementation anticorruption américaine (FCPA), aux exigences de protection des informations de clients ainsi qu’aux normes européennes de protection des données. Sur la base des résultats, l’équipe a contribué à la préparation d’un rapport d’analyse sur plus de 1 000 contrats et à l’évaluation de la fréquence des insuffisances identifiées. De plus, l’équipe a assisté le client dans la rédaction de modifications contractuelles permettant de remédier aux insuffisances et de prendre les dispositions requises pour atténuer les risques identifiés.
À la suite de cette mission, Deloitte a assisté le client dans le recensement des contrats déficients et des relations commerciales comportant des risques. Les conclusions de l’analyse ont également servi à renforcer le dispositif de contrôle interne du client.
Pour un groupe d’exploration pétrolière
Une société multinationale d’exploration et de production pétrolière a retenu les services de Deloitte pour l’assister dans sa division en deux sociétés autonomes et cotées.
Pour mener à bien cette séparation, Deloitte a accompagné le client dans la formulation de la stratégie d’analyse des contrats. Deloitte a procédé à un examen des contrats du client afin de déterminer si la société pouvait réaffecter ou transférer certains contrats, ou opérer en tant que prestataire de services tiers.
De plus, Deloitte a fourni une analyse des obligations relatives aux licences d’exploitation pétrolière et a assisté le client dans l’évaluation des contrats à renégocier. Deloitte a émis des rapports sur les contrats potentiels liés aux engagements et garanties, à l’estimation des réserves, et sur les énoncés d’hypothèses et de conditions limitatives.
Nos analyses ont notamment permis d’identifier certaines relations d’affaires qui devaient être rationalisées avant la séparation.
